Om deze website goed te laten functioneren maken we gebruik van cookies. Meer informatie.
Een eindejaarsblog met Censor QRM-specialist Ernst-Jan van Unen

Anders organiseren: Haastige spoed is (bijna) nooit goed!

Wat valt je op zo aan het einde van het jaar?

Rondom kerst lijkt het bij veel bedrijven of het einde van de wereld aanstaande is. Iedereen is
aan het overwerken om de orders op tijd de deur uit te krijgen. Klanten geven aan dat het budget op moet en willen de producten of diensten nog voor het einde jaar ontvangen. Heb je je klanten de vraag gesteld of ze het daadwerkelijk nodig hebben? Is dat antwoord daadwerkelijk ‘nu meteen’?

Wat zal er dan anders georganiseerd moeten worden?

Ga in overleg met de klant of directe levering (in deze drukke periodes) echt nodig is. Een branche waarin Censor veel actief is, is de Timmerindustrie. Deze branche is sterk gerelateerd aan de Bouw. De weken voor de zomervakantie en kerst zijn twee bizar drukke periodes. Dat hoeft helemaal niet, maar de traditionele manier waarop de branche georganiseerd is, vraagt hier wel om. Een ander voorbeeld zien we in de IT: veel opdrachten worden in de laatste weken van het kalenderjaar ‘er nog even doorheen geduwd’. Oorzaak hiervan zijn de subsidiegebonden budgetten die ‘nog opgemaakt moeten worden’.

Wat adviseer je deze bedrijven?

Blijf in contact met de klant of uitlevering daadwerkelijk nú nodig is. Kan het ook in delen? Of later? Heb je het nú echt nodig? Vraag jezelf af wat je doet als je meer dan 100% vol plant zo aan het einde van het jaar. Gevolg hiervan is veel (verplicht) overwerk in de laatste weken. Dit maakt dat medewerkers hiertoe gedwongen worden, met veel frustratie tot gevolg. Deze periode duurt lang (meestal twee maanden) en ze hebben er geen invloed op. Ze voelen zich murw, gaan minder kwaliteit leveren en fouten maken. Met nog meer werkdruk tot gevolg.

De kerstperiode begint voor velen met een gesloopt gevoel. Door alle festiviteiten is het moeilijk om daadwerkelijk uit te rusten, met als gevolg dat op 2 januari voor velen het spel weer als vanouds verder gaat. Dit motiveert niet voor de lange termijn. Je ziet het terug tijdens de kerst- of nieuwjaarsborrel: men komt niet of blijft in ieder geval niet lang. Moe van het werk, moe van elkaar. Willen vooral naar huis. Eén borrel en weg. Zo’n borrel dient als een viering, maar men ervaart het vaak anders door de druk die ze de afgelopen maanden ervaren hebben.

Wat kan een bedrijf doen om dit in de toekomst te voorkomen?

Door aan minder orders tegelijk te werken en hierop te focussen, worden minder fouten gemaakt en daardoor stroomt het werk beter door. Een order wordt afgewerkt en niet weggelegd. Hierdoor worden zaken afgemaakt en voorkom je onnodige fouten, waardoor de output toeneemt.

Maak het werk op de vloer in één keer af, stop er niet méér in. Spoed is dodelijk voor je organisatie en de doorstroming van alle andere orders. Spoed leidt tot fouten en die fouten weer tot nieuwe fouten, enz. …

Wat zie je bij bedrijven die QRM hebben geïmplementeerd?

Wat direct opvalt: een bijna lege werkvloer! Op de orders die er zijn kan sterk worden gefocust, waardoor er meer werk doorheen gaat. En vooral sneller! Maar het is niet ‘drukker’. Het blijft stromen. En mocht het aantal orders in het bedrijf zich opstapelen, dan is filevorming enkel toegstaan in de werkvoorbereiding en sales – in de vorm van (papieren) dossiers, juist niet op de werkvloer. Zo loopt het in de productie simpelweg lekker door.

QRM in 2019?

Januari moet een tijd zijn om vooruit te kijken naar het nieuwe jaar, geen tijd om een retourenboek te ontvangen, omdat het werk niet goed was. Dat is geen lekker begin.

Goed voornemen voor 2019: neem je rust door de orders sneller door de organisatie te laten lopen, zonder harder te gaan werken. QRM draagt hieraan bij.

Fijne feestdagen!