Fallback header
Primeur: Bewezen effect van QRM in de accountancy

Hoek en Blok Accountants Belastingadviseurs en Juristen realiseert met QRM meer output in 20% minder tijd

QRM  (Quick Response Manufacturing) staat met name bekend als methode om in de maakindustrie tijdswinst te boeken in het productieproces. Echter zien we vaak dat juist op kantoor grote tijdwinsten behaald kunnen worden. Net als in de maakindustrie, liggen in de zakelijke dienstverlening opdrachten of klantvragen vaak lang te wachten. Deze wachttijden bevinden zich – net zoals in productieomgevingen – grotendeels tussen twee opeenvolgende schakels van de interne processen. QRM blijkt in de praktijk dan ook de doorlooptijd flink terug te kunnen dringen bij zakelijke dienstverleners. Het resultaat? Opdrachten en klantvragen worden sneller afgehandeld en medewerkerstevredenheid stijgt. Daarom heeft Censor scope uitgebreid naar branches buiten de maakindustrie.

Focus op wachttijden

Langere wachttijden zijn in eerste instantie de oorzaak van (over)bezetting op de werkvloer.  Bij veel bedrijven denkt men in kosten wat leidt tot de gedachte om meer dan 100% te plannen. Werknemers die stilstaan, kosten immers geld. In de accountancy – de wereld van financiën – is het vanzelfsprekend een grote stap om het kosten-denken los laten. Laat staan om te gaan denken in tijd. Toch is dit de stap die gemaakt moet worden. Tijd is namelijk waar het continu om draait bij QRM.  Met het kosten-denken (zoals meer dan 100% plannen), ontstaan bottlenecks in het proces. In feite wordt in de organisatie een file gecreëerd waardoor de wachttijden exponentieel toenemen.

QRM legt dit principe uit aan de hand van de Kingsmans curve. Als de bezetting hoog is zal de doorlooptijd toenemen.  Daarnaast houdt de curve rekening met de hoeveelheid variatie in lopende opdrachten. Hoe meer variatie er is, hoe harder de lijn stijgt; en hoe hoger de doorlooptijd is.

Kingsman curve

QRM implementatie bij Hoek en Blok

In januari 2019 begon Hoek en Blok Accountants Belastingadviseurs en Juristen met een pilot om QRM toe te passen op de processen in de controlepraktijk. Inmiddels heeft het team van Hoek en Blok de QRM filosofie omarmd als nieuwe werkstandaard. En het resultaat mag er zijn: een tijdswinst van 20%! Bovendien hoefde niemand harder of langer door te werken. Sterker nog; er bleef tijd over en er was meer rust, overzicht en output. Dit positieve resultaat zit met name in betere onderlinge afstemming en slimmer samenwerken.

In de praktijk

Gezamenlijk met de controle praktijk (een diagonale afsplitsing van de afdeling) is in kaart gebracht waar de wachttijden van de klantvragen/opdrachten zich bevinden. Door dit te doen konden we bepalen wat de wachttijden buiten de bezetting veroorzaakte. Zoals we in de praktijk (maakindustrie) vaker zien, lag deze oorzaak in de grote variatie van de opdrachten. In accountancy is dit nog complexer. Behalve hoge variatie in opdrachten, heeft ook de variatie in aanlevering van de juiste gegevens een grote invloed op de doorlooptijd.

Allereerst hebben we met behulp van systeemdynamica (één van de vier pijlers van QRM) onderscheid kunnen maken in de typen opdrachten. Het aantal verschillende typen opdrachten is echter niet makkelijk of snel te veranderen. De variatie in aanlevering van de juiste gegevens voor deze opdracht is daarentegen wel makkelijker te stroomlijnen. Denk hierbij aan kwaliteit/bruikbaarheid van de informatie en het nakomen van afspraken (verwachtingsmanagement). Door dit gedeelte van het proces te verbeteren, kan al veel winst behaald worden.

We vergelijken het verwerken van opdrachten vaak met een snelweg. Waar de snelle auto’s (kleine of simpele opdrachten) vaak op de linkerbaan rijden om snel door te kunnen. En de rechterrijbaan gebruikt wordt door de vrachtwagens (complexe of grote opdrachten), die in hun eigen tempo voortgaan. In organisaties gaan deze verschillende type opdrachten vaak over dezelfde rijbaan. Hierdoor hebben alle opdrachten last van die ene opdracht die niet wil ‘doorrijden’. Zie het als de vrachtauto op een autoweg waar we 100 mogen, maar waar we als automobilist achter die vrachtauto zitten die met 80 voort gaat en we continu kijken of we er al langs kunnen.

Door de opdrachten te splitsen, de kwaliteit van de benodigde input te verbeteren en beter te plannen is een veel betere flow van de opdrachten ontstaan. Hierbij speelt het gelijktijdig laten plaatsvinden van verschillende processen ook een grote rol. Door processen meer gelijktijdig, in plaats van volgtijdig te laten plaatsvinden, zijn er veel minder overdrachten tussen personen en afdelingen. Hierbij is het ook van belang om het ene project of opdracht eerst af te werken voor een volgende wordt gestart. Zo is het team meer op locatie aanwezig, inclusief de accountants. Door deze werkwijze toe te passen, weet Hoek en Blok veel wachttijd weg te snijden.

Het resultaat gaat verder

De spanning die er altijd is om een project op tijd af te krijgen, is een stuk minder geworden. Hiervoor zijn niet alleen fysieke muren doorbroken, maar ook de muren van de kennishiërarchie. Er is nu volledige samenwerking tussen jong en oud op ieder kennisniveau ontstaan. Medewerkers zijn tevreden, werken prettiger en de balans tussen werk en privé is beter in evenwicht.  Dit laatste is het speerpuntbeleid voor Hoek en Blok. Hiermee wil de organisatie medewerkers binden in deze uitdagende arbeidsmarkt. Door QRM kan Hoek en Blok nu meer doen met hetzelfde aantal mensen in minder tijd.

Iedere accountant kan hiervan profiteren

Het geboekte succes bij Hoek en Blok staat niet op zichzelf. Iedere accountant die het denken in kosten inwisselt voor tijd-denken, zal ook tijdswinst boeken met een hoger rendement. Censor adviseerde en implementeerde QRM bij Hoek en Blok en is inmiddels bezig met de verdere uitrol binnen het kantoor dat 145 medewerkers telt. Wilt u meer weten van onze ervaringen, of horen wat QRM voor uw accountantskantoor kan betekenen? Bel of mail Censor dan voor een vrijblijvende afspraak.

 

 


Stuur ons een e-mail
  • Door dit formulier te versturen gaat u ermee akkoord dat wij de gegevens die u heeft ingevuld gebruiken om contact met u op te nemen. Onze privacyverklaring vind u hier.
Inschrijven QRM-workshop
Inschrijven MCT-workshop
Inschrijven QRM-Spel
Inschrijven Samenwerken
Inschrijven Leidinggeven
Stel een vraag
  • Door dit formulier te versturen gaat u ermee akkoord dat wij de gegevens die u heeft ingevuld gebruiken om contact met u op te nemen. Onze privacyverklaring vind u hier.
Aanmelden voor de nieuwsbrief
  • Door dit formulier te versturen gaat u ermee akkoord dat wij de gegevens die u heeft ingevuld gebruiken om contact met u op te nemen. Onze privacyverklaring vind u hier.
Inschrijven opleiding
  • MM slash DD slash JJJJ
    mm/dd/jjjj
  • Door dit formulier te versturen gaat u akkoord met onze privacyverklaring en verkoopvoorwaarden.
Aanvragen opleiding
  • MM slash DD slash JJJJ
    mm/dd/jjjj
  • Door dit formulier te versturen gaat u akkoord met onze privacyverklaring en verkoopvoorwaarden.